山西大同大学行政公文处理办法

作者: 来源: 发布时间:2020-10-06 15:40:41 阅读次数:

山西大同大学行政公文处理办法

第一章   

第一条  为使我校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和公文处理效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)和教育部、山西省有关文件精神,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条  行政公文是我校在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理指公文的拟制、办理、管理、立卷(整理)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作;公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第四条 本办法适用于我校行政部门中的公文处理。

山西大同大学校长办公室是学校行政公文的管理部门,负责指导各院(系)、行政处(室)的公文处理工作。

学校各部门负责人主管本部门的公文处理工作,并应确定一名秘书负责该工作。

第五条  学校各部门负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守公文处理办法,并加强对本部门公文处理工作的检查和领导。

第二章  公文种类

第六条  学校各部门应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等,正确选用公文种类。适用于我校的行政公文种类主要有:

()决定:适用于对重大事项或重大活动作出决策和部署;奖惩有关部门及人员;变更或撤销二级单位不适当的决定。

()通告:适用于学校在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

()通知:适用发布规章、办法、细则等规范性文件;转发上级机关、不相隶属机关的公文,批转下级单位的公文;要求下级部门办理和需要有关单位周知或执行的事项。

()通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

()报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。

()请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

()批复:适用于答复校内各部门的请示事项。

()意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

()函:适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问、请求批准或答复有关事项。

()会议纪要:适用于记载校长办公会议或其他重要会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

()涉及秘密的公文,应当标明密级和保密期限。紧急公文,应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。

()发文机关标识(公文版头)应当使用发文机关全称或规范化简称。我校行政公文的发文机关标识有4种:

1.“山西大同大学文件”。用于处理关系学校全局比较重大的问题,需要上报的文件以及依照上级规定必须以山西大同大学名义发文的事项。

2.“山西大同大学”。是山西大同大学文件的“信函格式”,用于处理学校日常行政事务,对校内各单位、部门发文,传达校行政领导议定的工作意见,宣布、安排、布置常规的综合性行政事务工作;向无隶属关系的有关部门或单位请求批准和答复审批事项,学校及内设机构对外联系工作等。

3.“山西大同大学校长办公室文件”。主要用于校内各部门间行政事务处理,转发行政各部门、各单位文件;校长办公室对外联系工作等;在学校行政授权范围内,也可以学校名义对外行文。

4.“山西大同大学校长办公室”。是校长办公室文件的“信函格式”,用于校内事务性、临时性行政安排、通知等。

为了提高工作效率,公文首页纸由校长办公室统一印制。

()行政公文的发文字号包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数字标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。联合行文,只标主办部门发文字号,不得有两个发文字号。发文字号标识方法如下:

1.涉及学校全局性、综合性问题,统一编号为“同大校〔20××〕×号”;

2.业务性公文使用学校简称加主办部门归口代字,比如,教务处以学校名义发文,编号为“同大教〔20××〕×号”。

3.以校长办公室名义发文,发文字号为“同大办〔20××〕×号”。

4.信函格式文件,按级别编为“同大函〔20××〕×号”或“同大办函〔20××〕×号”。

校级公文和校长办公室发文由校办统一掌握文号,部门发文可参照本办法执行相应规范。同一发文形式(指同一种公文版头),按统一顺序编号。文号、印章须与相应的公文版头一致使用。

()上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。

()公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应标明发文机关。以信函格式发文时,标题中可略去学校名称。除法规、规章、批转或转发的公文标题加书名号外,一般不用标点符号。

()主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。学校对校内所有行政处室和二级单位发文,用“各院、部、处、室,各有关单位”的统称。

()公文如有附件,应当注明附件顺序和名称,并与公文主体一起装订、发送。

()公文除“会议纪要”发出的以外,应当加盖印章。以学校名义制发的公文,使用“山西大同大学”印章。凡以部门名义制发的公文,使用与部门名称一致的机关印章;单一部门制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。联合上报的公文,由主办部门加盖印章;联合下发的公文,发文部门都应当加盖印章。用印应当上不压正文,下压成文日期。

()成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发负责人的签发日期为准。统一用阿拉伯数字标明完整的年、月、日,月、日不编虚位(即1不编01)。

()公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注于成文时间之下。

(十一)公文应当标注主题词,位于生效标识(印章)之下,起首顶格,标注“主题词:”字样。主题词的标注应在分析全文的基础上正确选定能够揭示文件主题的词,一般按公文所涉及的范围、内容、文种等,从规定的主题词表中选用35个词组。标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

具体标识方法,请参阅《国务院公文主题词表》。

(十二)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置,使公文生效标识不能与正文同处一页时,应通过调整公文的行间距等措施,使二者同处一页。不得采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标注“此页无正文”的方法解决。

(十三)抄报是指上报除主送机关外的其他需要知晓公文内容的上级机关。位于主题词之下,用两条与图文区等宽的平行实线作为边界,形成“抄报栏”。

(十四)抄送是指发给除主送机关外的其他需要知晓公文内容的同级机关或不相隶属的机关。位于主题词或“抄报栏”之下,同样用两条与图文区等宽的平行实线作为界线,形成“抄送栏”。多个抄送单位,应按照先外后内、先大后小顺序排列。

(十五)印发机关和印发日期,位于抄送机关之下,印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字标识。

第八条  公文中其它组成部分的标识规则,参照《党政机关公文处理工作条例》国家标准执行。

第九条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十条  为了保持学校公文的严肃性和权威性,行文应当确有必要,注重效用。

凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题,不必行文。对下属部门的请示事项,除按规定必须正式行文批复外,亦可采取抄告主管校长批示等方式予以答复。

第十一条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。学校内属于各部门职权范围内的事务性工作,不应发文;确实需要发文的,应由校长办公室转发。

各部门印发的告知性文书不管是自行行文或联合行文,都不得印行红文件头标识。

第十二条  各类公文应贯彻党政分开的原则,确因工作需要,党政工团组织、相关部门,可按照协商一致的原则联合行文。

第十三条  本着精简文件的原则,能以部门名义行文的不以学校和校办名义发文,能以校办名义发文的不以学校名义发文,尽量减少学校和校长办公室的文件数量。

第十四条  学校向下级部门的重要行文,应当同时抄报直接上级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外,一般不以学校名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十五条 “请示”应当一文一事,不得多头报送,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄报或抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。

“请示”与“报告”要分别行文,“报告”不得夹带请示事项。

第五章  发文办理

第十六条  发文办理是指以学校和各部门名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。发文办理程序应尽量通过学校自动化办公系统处理。

第十七条  草拟是发文的第一道程序,按照发文内容不同,草拟公文的主办部门不同。以学校名义发文时,全校综合性文件由校长办公室负责组织有关部门草拟;单一业务性文件由业务归属部门草拟;以部门名义发文,由该部门负责草拟。对于涉及多个部门职权范围的文件,主办部门应与有关部门协商草拟。

草拟公文应当做到:

()符合国家的法律、法规及学校的职责权限。情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

()人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

()结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“()”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。规章制度中依次为章、节、条、款等。

()拟制紧急公文,应当说明紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

()应当使用国标计量单位。

()文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

()公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

()公文草拟完成后应使用自动化办公系统填写“山西大同大学发文审批表”,并上传相应电子文稿。

第十八条  公文送校领导签发之前,须先送有关部门审核。

()部门以学校名义制发的公文,先由本部门负责人审核,交校长办公室从内容、格式等方面进行核稿。对不符合要求的公文,校办可将文稿退回拟稿单位进行修改。

()凡涉及几个部门工作的校级公文,先由主办部门会同有关部门负责人审核并签署意见,再送校长办公室进行核稿。不得将意见不一致的文稿交学校领导签发。公文送交校办核稿的时间应比正式发文时间提前2天以上。

()部门告知性文书,由部门负责人核稿。

()审核的重点是:

1.有无必要行文,发文规格是否恰当。

2.是否符合公文的审批程序和行文规则;需要与有关部门协商、会签的,是否经过协商、会签。

3.文种使用是否准确,公文格式是否规范。

4.层次是否清楚,布局是否合理,文意是否周全,表达是否简洁、通顺、确切。

5.是否与国家法律、法规相符;与学校有关规定有无矛盾;与以往发出并且继续生效的公文有否矛盾;是否具有可操作性。

第十九条  公文审核后,应当按签发权限送校领导签发。一般按以下原则办理:

()政策性强、涉及面广的重要公文,包括重要的“请示”、“报告”,由校长或者主持日常工作的副校长签发。

()属于副校长分管范围的公文,可由分管副校长签发。如同时涉及其他副校长分管范围的,应先送其他副校长审核会签。

()属于履行手续的公文和内容已经会议决定的公文,经授权可由办公室主任签发。

()经内部请示主管校长已同意的发文,经校长办公室审核,符合内部请示事项的,可由校长办公室主任签发。

()签发公文,主签人应签署明确意见以及姓名、日期。其他审批人圈阅,应视为同意。

()部门公告性文书由各部门主要负责人(或委托副职)签发有效。其中重要的、涉及面广的方针、政策类问题,需送主管校领导加签,并在文中注明。

()文稿一经签发,一般不准改动。如确需改动,必须重新核稿,并报原签发领导审定。

第二十条  校长办公室负责以学校、校办名义发出的公文的缮印工作,正式公文的排版、印刷、上网工作由校办机要人员、文印人员承担。文件印刷完毕,经校办负责人核对无误,加盖校印、存档、登记、分发。

以部门名义发出的公文由该部门负责以上事务。

第二十一条  各职能处室要专人负责上报公文的督查工作。对列入督查的事项,要按照职责分工确定承办单位,提出具体办理要求,并根据轻重缓急,做到紧急事项跟踪督查,重要事项重点督查,一般事项定期督查。承办单位对督查事项应按要求指定专人办理,并在规定时限反馈有关情况,对确有特殊原因不能按期办结的,要向校长办公室说明情况,并提出进一步办理意见。

第二十二条  为提高工作效率,加快公文周转,凡属职能部门直接处理的问题,应在一周内答复请示单位;需报校领导决定的,也应在三天内交校长办公室。主管校领导批示后,校长办公室应立即转给职能部门,职能部门应按校领导批示给予解决并负责答复;个别特殊情况,不能及时处理的,职能部应在答复期内,向请示单位说明。

第二十三条  认真做好公文落实情况的反馈工作。凡经主管校领导批示的请示,校长办公室同时随“文件处理情况报告单”交主管职能部门,职能部门将落实情况及时反馈给校长办公室,不及时反馈的,校长办公室有责任催促其报告落实情况,请示单位对超期未答复的问题,也应积极催促职能部门给予答复。请示公文超过两周未答复的,可视为同意。由于推诿、拖延而造成学校声誉和经济损失的,要追究责任。

第六章  收文办理

第二十四条  收文办理指学校行政机关收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。收文办理应尽量通过学校自动化办公系统处理。

第二十五条  上级机关从行政角度对我校的行文,一般由校长办公室签收、启封;校办秘书负责上传至学校自动化办公系统,由校长办公室负责人按公文内容确定属办件或阅件,办件对校领导签“阅示”、对承办单位签“阅办”,阅件签“阅”。然后分别送达校领导,校领导批示处理意见后由校办秘书转送有关部门。

第二十六条  上级来文要求学校贯彻执行的,按校领导批办意见,根据涉及范围的大小,可采取下列方式之一传达、贯彻、执行:

()将原文复印、翻印或扫描后通过自动化办公系统送至有关部门传阅;

()学校发布实施意见并附原文;

()学校制订和发布实施细则、办法并附原文;

()在一定范围内召开会议传达。

第二十七条  学校各部门收到的上级政府及其部门的公文,应将原件全部交回校长办公室,按收文办理。

上级政府及其部门召开会议所发的公文,除明确发给与会人员的外,参加会议的我校人员必须在会后及时将公文原件全部交校长办公室,按收文办理。

必要时,有关部门可保留复印件。

第二十八条  校长办公室收到各部门上报的公文,应当及时进行审核,对符合本办法的公文,校办负责人提出拟办意见并送校领导批示。

第二十九条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退校长办公室并说明理由。涉及多个部门办理的公文,主办部门应当与协办部门主动协商,及时处理。

第三十条  审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第三十一条  送领导批示或者交有关部门办理的公文,校长办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。 

第七章  公文立卷、归档与管理

第三十二条  公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和我校有关规定,及时收集公文底稿、正本、会签稿、重要修改稿等,在保证有关材料的齐全、完整的基础上,分类立卷。

传真随同文件一起立卷。

第三十三条  联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制单位证明章,并视同正式公文管理。

第三十四条  案卷应当确定保管期限,按照有关规定定期移交学校档案馆归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十五条  拟制、修改和签发、批办公文,书写工具及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。

第三十六条  上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经校领导或校长办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。

第三十七条  部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤销时,需要归档的公文在立卷后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十八条  没有归档价值和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可以定期销毁。

销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

第八章  附则

第三十九条  本办法执行中的具体问题由校长办公室负责解释。

第四十条  本办法自发布之日起执行。原《山西大同大学行政公文处理办法》(同大校字〔20081号)同时废止。


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